Messages 3CX : guide complet pour configurer SVI, répondeur et musique d'attente

3CX est l'un des IPBX les plus déployés en France pour les PME et les ETI. Standard téléphonique IP open-core, il gère files d'attente, SVI, messagerie vocale et musique d'attente — à condition de lui fournir les fichiers audio dans le bon format. Et c'est là que ça coince : 3CX exige du WAV 8 kHz, mono, 16 bit, refuse les MP3, et tout fichier mal converti fait planter la lecture ou produit du son saturé. Ce guide couvre les quatre cas d'usage (accueil/SVI, répondeur, file d'attente, musique d'attente) et montre comment générer des fichiers compatibles en quelques minutes.

Créer vos messages 3CX en 5 minutes avec Nexiti Studio

Avant d'ouvrir la console 3CX, vous avez besoin des fichiers audio. C'est ici que Nexiti Studio intervient : la plateforme exporte nativement le format que 3CX attend (WAV 8 kHz mono 16 bit) en un seul clic, sans repasser par Audacity ni le convertisseur en ligne de 3CX. Pas de manipulation technique, pas de risque de fichier rejeté.

Concrètement, vous tapez votre script, choisissez parmi 120+ voix IA françaises (homme/femme, ton chaleureux, dynamique, autoritaire selon le contexte), ajoutez une musique de fond libre de droits si nécessaire, et téléchargez votre fichier en quelques secondes. Le tout pour un coût qui démarre à 29 €pour 1 enregistrement, soit 15 à 40 fois moins qu'un studio classique.

Le résultat : un fichier que vous glissez directement dans la console 3CX, sans erreur de format. Pour comparer avec les autres options du marché, voyez notre analyse voix IA vs voix humaine ou consultez nos forfaits à achat unique.

Quels messages audio peut-on configurer sur 3CX ?

3CX gère plusieurs types de prompts audio, chacun avec son propre point d'upload dans la console. Voici les quatre catégories que vous rencontrerez :

• Message d'accueil / SVI (IVR) : le menu vocal initial — « Bienvenue chez X, tapez 1 pour les ventes... ». Configuré dans Voice Prompts puis associé à un objet IVR (Digital Receptionist).
• Prompts de file d'attente (Queue) : annonce d'intro avant la mise en file, messages de position d'attente, message de débordement. Configuré dans l'objet Queue.
• Musique d'attente (Music on Hold) : diffusée pendant l'attente en file ou lors d'un transfert. Téléversée dans Settings → Music on Hold.
• Greeting de messagerie vocale (Voicemail) : message personnel de chaque extension quand l'appel bascule sur le répondeur.

Bonne pratique : créez un dossier « prompts-3cx » dans Nexiti Studio par client ou par site, et nommez chaque fichier selon son usage (accueil-jour.wav, vm-commerce.wav, moh-loop.wav). Vous gagnerez un temps fou en maintenance.

Format audio 3CX : WAV 8 kHz mono 16 bit (et pourquoi le MP3 ne passe pas)

3CX impose une seule spécification pour tous ses prompts audio : WAV PCM, 8 kHz, mono, 16 bit signed. Cette contrainte n'est pas arbitraire : le canal téléphonique (G.711 a-law/μ-law) échantillonne nativement à 8 kHz, et 3CX rejette tout fichier qui ne correspond pas, pour garantir une lecture sans saccade.

Pourquoi le MP3 est refusé ? Parce qu'il faudrait décoder à chaque appel, ce qui multiplie le CPU consommé par 3CX. Le WAV PCM est lu tel quel, en streaming direct vers le canal SIP. Si vous tentez d'uploader un MP3, 3CX vous renverra une erreur ou silencieusement ignorera le fichier.

3CX propose un convertisseur en ligne, mais le passage par cet outil ajoute une étape, dégrade parfois la qualité, et oblige à manipuler le fichier deux fois. Avec Nexiti Studio, vous sélectionnez l'export « 3CX / WAV 8 kHz » dans la fenêtre de téléchargement, et c'est fini.

Configurer le message d'accueil et le SVI sur 3CX (pas à pas)

Le SVI 3CX s'appelle Digital Receptionist dans la console. Voici la marche à suivre, avec la version Web Client v20 :

1. Préparez votre script. Notre générateur de script téléphonique gratuit propose des modèles prêts à l'emploi pour SVI 1, 2 ou 3 niveaux.
2. Générez le fichier audio dans Nexiti Studio (export WAV 8 kHz mono).
3. Console 3CX → Admin → Voice Prompts. Cliquez sur Add, donnez un nom court (ex. accueil_jour), téléversez le fichier .wav.
4. Console 3CX → Digital Receptionist → Add. Donnez un nom, attribuez un numéro d'extension interne (ex. 800), sélectionnez votre voice prompt fraîchement créé.
5. Configurez les touches DTMF : touche 1 → extension X, touche 2 → file d'attente Y, touche 0 → opérateur. Définissez le timeout (généralement 5-7 secondes) et l'action par défaut.
6. Routez le numéro entrant vers ce Digital Receptionist depuis Inbound Rules.
7. Testez en appelant le numéro depuis un mobile.

Pour un SVI multi-niveaux (typique d'une PME structurée), créez un Digital Receptionist par niveau et chaînez-les via les touches DTMF. Pas plus de 2 niveaux de profondeur — au-delà, l'appelant raccroche. Voir notre guide complet du SVI pour les PMEpour les bonnes pratiques d'arborescence.

Essayez Nexiti Studio gratuitement et créez votre premier enregistrement en quelques minutes.

Configurer le répondeur (messagerie vocale) sur 3CX

Chaque extension 3CX dispose d'une messagerie vocale. Le greeting (le message que l'appelant entend avant de laisser un message) peut être enregistré directement depuis le téléphone, mais le résultat est rarement professionnel : bruit ambiant, débit hésitant, manque d'uniformité d'une extension à l'autre.

La meilleure approche pour une PME consiste à générer un greeting standardisé par service (commercial, support, comptabilité) et à le téléverser via le Web Client :

1. Connectez-vous au Web Client 3CX de l'extension concernée.
2. Settings → Greetings → Upload.
3. Sélectionnez le fichier WAV généré par Nexiti Studio.
4. Définissez-le comme greeting par défaut (ou planifiez plusieurs greetings selon horaires : ouvert / fermé / congés).

Astuce : pour 25 extensions, le forfait Entreprise (299 €) suffit largement et revient à 12 € par enregistrement. Vous pouvez aussi prévoir un greeting général pour les heures hors ouverture, qui informe sur les horaires et propose de rappeler — un grand classique souvent oublié.

N'oubliez pas : si votre activité gère des données sensibles (cabinet médical, avocat), évitez de demander aux appelants de laisser des informations confidentielles sur la messagerie. Voir notre dossier sur les 10 erreurs qui ruinent votre accueil téléphonique.

Uploader la musique d'attente sur 3CX (Music on Hold et files d'attente)

3CX distingue deux endroits où une musique peut être diffusée :

• Music on Hold (MOH) système : diffusée pendant un transfert ou une mise en attente manuelle par un agent. Configurée dans Settings → Music on Hold, format WAV obligatoire.
• Musique de file d'attente : diffusée pendant l'attente dans une queue. Configurée dans l'onglet Queues → [votre file] → On Hold Music. Vous pouvez choisir un fichier différent par file (commercial vs SAV).

Attention SACEM : diffuser une musique commerciale (Spotify, radio, CD) en file d'attente, même quelques secondes, expose à une redevance SACEM/SPRE de 200 à 400 €/an. La seule façon de l'éviter est d'utiliser de la musique libre de droits. Détails complets dans notre guide SACEM et musique d'attente.

Nexiti Studio livre chaque enregistrement avec sa musique de fond intégrée, à partir d'une bibliothèque de 500+ morceaux libres de droits, et fournit le certificat de licence PDF à présenter en cas de contrôle. Vous obtenez un fichier prêt à uploader dans la file 3CX, sans risque juridique.

Bonne longueur de boucle : 2 à 3 minutes minimum. Une boucle de 30 secondes qui se répète 6 fois rend l'attente insupportable. Pensez aussi à alterner musique seule et messages informatifs (horaires, site web, promo en cours).

Les 5 erreurs classiques quand on configure 3CX

• Uploader un MP3 : 3CX rejette le fichier ou le coupe en lecture. Toujours partir d'un WAV 8 kHz mono 16 bit.
• Accents ou espaces dans le nom du fichier : message d'accueil.wav casse l'upload. Préférez accueil_jour.wav.
• Enregistrer au micro depuis le poste utilisateur : bruit de fond, niveau inégal, débit hésitant. Le résultat sonne amateur en moins de 5 secondes. Investissez 29 € dans un enregistrement Nexiti Studio plutôt que d'abîmer l'image de l'entreprise.
• Oublier le greeting hors ouverture : beaucoup d'entreprises configurent uniquement le greeting de jour. Conséquence : la nuit, l'appelant tombe sur un silence ou un bip. Prévoyez toujours un message de fermeture.
• Musique SACEM en file d'attente : erreur juridique fréquente. Toute musique commerciale doit être déclarée. Utilisez du libre de droits avec certificat.

Au final, un 3CX bien configuré tient en quatre éléments : un SVI clair, des greetings cohérents par service, une musique d'attente libre de droits, et des fichiers au bon format. Le reste — formats, conversions, droits SACEM — c'est exactement ce que Nexiti Studioautomatise. 29 € pour partir, 12 € par enregistrement en forfait Entreprise. Comparez avec le tarif d'un studio classique (80 à 300 € par message, hors musique SACEM) et la décision devient évidente.